Randevu Kaydı Tek Ekranda: Telefonu Kapatmadan Bitirin

Öğleden sonra arayan kişiye "bir bakıp size döneyim" diyorsunuz. Akşam dönüyorsunuz, o kişi çoktan başka yerden randevusunu almış. Kaybettiğiniz şey bir telefon değil, hattın kapandığı o dakika.

Sahne tanıdık. Bir elinizde ahize, diğer elinizle defteri çeviriyorsunuz. Sayfa dolu mu, o saatte kim var, geçen hafta bu kişiye ne demiştiniz. Siz bakarken hattaki sessizlik uzuyor ve çoğu zaman en yakın boş saati teklif ediyorsunuz, çünkü aramanın uzamasına izin veremiyorsunuz.

Randevu programı seçerken herkes özellik listesine bakıyor. Oysa resepsiyonun ölçüsü hız değil. Yanlış hekime yazılmış, süresi eksik hesaplanmış bir kaydı düzeltmek, o kaydı yazmaktan çok daha uzun sürüyor. Asıl soru şu: doğru kayıt, konuşma bitmeden bitiyor mu?

Bu yazıda Calemio'nun Yeni randevu ekranını tek bir telefon görüşmesinin üstünden anlatıyoruz. Ekran görüntüleri bir diş kliniği hesabından geldiği için "Hasta" yazıyor; diyetisyende aynı satır "Danışan" olarak geliyor, o kelimeyi uygulama sektöre göre kendisi değiştiriyor.

Hat açıkken

Karşınızdaki kişi "yarın öğleden sonraya bir yer var mı?" diyor. Artı düğmesine basıyorsunuz ve bütün randevu tek sayfada önünüze geliyor.

Ekranın sorduğu şeyler telefonda zaten konuştuklarınız: ne zaman, ne kadar sürecek, kiminle, ne için. Oda ve not satırları da aynı sayfada duruyor, isteyen dolduruyor. Form doldurmuyorsunuz, konuşmayı yazıyorsunuz.

Sayfa açılırken önce saati soruyor. Gün seçenekleri üstte duruyor, saatler sabah, öğleden sonra ve akşam diye ayrılıyor.

Buradaki asıl ayrıntı saatlerin kendisi değil, altlarındaki yüzler. Her saatin altında o saatte müsait olan kişiler görünüyor. "Yarın öğleden sonra boş mu?" sorusunu cevaplarken "kiminle boş?" sorusunun cevabını da aynı anda görüyorsunuz. Karşınızdaki kişi belli bir hekim istiyorsa o kişiyi seçiyorsunuz, liste onun boş saatlerine daralıyor. Listede olmayan bir saat gerekiyorsa "Başka bir saat gir" satırı duruyor.

Süre satırı asıl işi burada yapıyor. Kimse dakika toplamıyor; hizmetleri işaretledikçe süre ve bitiş saati kendini güncelliyor. Yanlış hesaplanan süre iki hafta sonra üst üste binen iki randevu olarak geri geliyor.

Okuyup kapatmak

"Randevu kaydet" dediğinizde kayıt hemen düşmüyor. Önce ne kaydedeceğinizi gösteren bir onay sayfası geliyor.

Bir önceki karede randevu 16:15'te bitiyordu, burada 16:45 yazıyor. Arada karşınızdaki kişi "bir de kontrol yaptıralım" dedi, siz dördüncü hizmeti işaretlediniz ve süre onu da saydı. Elle düzelttiğiniz bir şey yok.

Sayfa formu tekrar etmiyor, kararı özetliyor. Kim, hangi hizmetler, hangi gün, saat kaçtan kaça ve toplam ne kadar sürecek. Hattaki kişiye son kez okuyacağınız cümle burada duruyor. Bir yeri yanlışsa "Düzenle" ile geri dönüyorsunuz, doğruysa onaylıyor ve telefonu kapatıyorsunuz.

Kapattığınız anda randevu takvimde yerini almış oluyor.

Blokta üç bilgi duruyor: kim, hangi saat aralığı, hangi personel. Gün içinde takvime bakan bir başkası da aynı şeyi görüyor, ekiptekilerin telefonuna bildirim düşüyor. Defterin en büyük eksiği burada kapanıyor. Defter tek kopya, o kopya da genellikle birinin çekmecesinde kalıyor.

Bir sınır da var. Calemio takvimi Google Takvim ya da Apple Takvim ile senkronize olmuyor. Hekim kendi randevusunu kendi telefonundaki Calemio uygulamasından görüyor, kişisel takviminden değil.

Ertesi sabah, başka bir arama

Bu sefer arayan kişi Ayça Hanım'ı istiyor, saat de aynı: 14:30. Yazılımın işi size engel olmak değil, ne yaptığınızı göstermek.

Saat kırmızıya dönüyor ve ekran sebebini adıyla söylüyor. "Uygun değil" demiyor, "Ayça bu saatte müsait değil" diyor. Hemen altında o kişinin boş saatlerini sıralıyor. Sorunu söyleyip ortada bırakmıyor.

Uyarı formu kilitlemiyor. Sahada dolu saate randevu sıkıştırmanız gereken günler oluyor; ağrısı olan biri araya giriyor, kısa bir kontrol iki randevunun arasına yerleşiyor. Bunu yasaklayan bir ekran, resepsiyonda hiç durmamış demektir. Uyarının baktığı şey personelin doluluğu; odanın ya da koltuğun uygunluğunu hâlâ siz tartıyorsunuz.

Randevu programı bu işi nasıl kolaylaştırmalı?

Ölçülecek dört madde yok, baştaki tek soru var: doğru kayıt, konuşma bitmeden bitiyor mu? Bakacağınız programı kendi masanızda şöyle sınayın.

• Boş saati sorarken o saatte kimin müsait olduğunu aynı ekranda görüyor musunuz, yoksa ikinci bir yere mi bakıyorsunuz?
• Hizmeti seçtiğinizde süre kendiliğinden mi geliyor, dakikayı siz mi topluyorsunuz?
• Kaydettiğiniz şeyi kaydetmeden önce bir kez okuyabiliyor musunuz?
• Dolu bir saate yazarken program sizi uyarıyor mu, uyarırken sebebini söylüyor mu?

Calemio'nun bugün yayında olan randevu, hatırlatma ve kişi kartı tarafı özellikler sayfasında topluca duruyor. Eski kayıtlarınızı taşımak istiyorsanız defter fotoğrafından takvime geçiş yazısı o kısmı anlatıyor.

Sık Sorulan Sorular

Randevu programında bir kayıt kaç adımda tamamlanmalı?

Resepsiyonun ölçüsü adım sayısı değil, konuşma süresi. Calemio'da Yeni randevu ekranı saati ve kişiyi sorduktan sonra randevunun tamamını tek sayfada gösteriyor; hizmet, personel, oda ve not aynı ekranda duruyor. Amaç, doğru kaydın telefon kapanmadan bitmesi.

Aynı saate iki randevu yazılırsa ne oluyor?

Ekran saati kırmızıya çeviriyor ve sebebini adıyla söylüyor: "Ayça bu saatte müsait değil" gibi. Altında o kişinin boş saatlerini sıralıyor. Bu bir uyarı; formu kilitlemiyor, gerektiğinde randevuyu yine de kaydedebiliyorsunuz. Uyarı personelin doluluğuna bakıyor, oda uygunluğuna değil.

Randevunun süresini elle mi giriyoruz?

Gerekmiyor. Hizmetleri işaretledikçe süre ve bitiş saati kendini güncelliyor. Farklı bir süre isterseniz süreyi elle de değiştirebiliyorsunuz.

Mutfakta konuştuklarımız

Bu ekran ilk halinde iki adımlı bir sihirbazdı; önce saat, sonra geri kalan her şey. Tek sayfaya indirdik, çünkü telefondaki konuşma adım adım ilerlemiyor. Karşınızdaki kişi saati söylüyor, sonra fikrini değiştiriyor, sonra "bir de kontrol yaptıralım" diyor. İleri geri gidip gelmeyi gerektiren bir ekran o konuşmanın hızına yetişemiyor.

Kliniklerden gelen üç soru şu an mutfakta duruyor. Aynı hizmet iki hekimde farklı sürüyorsa süre kime göre hesaplanmalı. Bir randevu iptal olduğunda o boşluğa çağrılacak kişiyi ekran önerebilir mi. Kişiyi seçerken geçmiş randevularına dair bir not görünmeli mi. Sizin resepsiyonunuzda bunlar nasıl işliyor, yazın bize.